BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sebagai mahasiswa Rekam Medis Fakultas Kesehatan dengan adanya pengalaman belajar merupakn suatu hal penting bagi peserta didik untuk mencapai keberhasilan pendidikan. Praktek lapangan rekam medis merupakan penerapan teori di lapangan sebagai latihan profesional berdasarkan kurikulum akademik yang berlaku.
Pengaturan materi praktek ditujukan agar mahasiswa dapat menggunakan ilmunya sebaik mungkin. Perhatian akan terfokus pada praktek professional dan perkembangan ketrampilan diperlukan. Mahasiswa didorong untuk bertanggung jawab dalam mengarahkan kemauan belajarnya sendiri, menuangkan, menganalisa, serta menimbang setiap pengalaman, sehingga wawasan berpikirnya menjadi lebih luas.
Praktek lapangan bagi mahasiswa angkatan 2006/2007 ini dibagi dalam 3 siklus. Siklus kedua dilaksanakn mulai tanggal 17 – 30 januari 2008.
B. TUJUAN PRAKTIK LAPANGAN
1. Tujuan umum
Setelah mengikuti proses pembelajaran ini diharapkan mahasiswa dapat memperoleh pengalaman nyata berdasarkan observasi terhadap penyelanggaran sistem dan prosedur pelayanan rekam medis dan aspek ergonomi di unit rekam medis rumah sakit sehingga dapat menyebutkan alur proses pelayanan rekam medis dan aspek ergonominya.
2. Tujuan khusus
Secara khusus diharapkan setelah selesai kagiatan PL 2 mahasiswa dapat :
a. Menjelaskan work flow dan work space pelayanan rekam medis di rumah sakit lahan PL.
b. Menjelaskan perhitungan kebutuhan jumlah tenaga rekam medis di rumah sakit lahan PL.
c. Menjelaskan perhitungan kebutuhan rak filling tenaga rekam medis di rumah sakit lahan PL.
d. Menjelaskan prosedur Informed consent.
e. Menjelaskan prosedur visum et repertum.
f. Menjelaskan aspek konfidensialitas dan pelepasan informasi medis
g. Menjelaskan hak & kewajiban dan RS terhadap informasi medis.
C. MANFAAT
Dalam menjalankan proses dan memperoleh hasil kegiatan PL 2 sesuai dengan tujuan diatas, diharapkan dapat memberi manfaat bagi :
1. Mahasiswa Program Studi RMIK Fakultas Kesehatan Udinus
Memperoleh pengalaman nyata penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.
Memperoleh masukan perbedaan-perbedaan penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit yang dapat digunakan untuk memperkaya teori dan praktik dalam ilmu rekam medis dan informasi kesehatan.
2. RSUD TUGUREJO
Memperoleh masukan perkembangan teori penyelenggaraan rekam medis yang mungkin dapat diterapkan di rumah sakit.
D. RUANG LINGKUP
1. Lingkup Keilmuan
Lingkup keilmuan dalam laporan ini adalah ilmu rekam medis.
2. Lingkup Materi
Materi dalam laporan ini adalah alur dan prosedur pengelolaan rekam medis.
3. Lingkup Lokasi
Praktek lapangan ini dilaksanakan di Rekam Medis RSUD Tugurejo
4. Lingkup Waktu
Praktek lapangan siklus II / Angkatan X dilaksanakn pada tanggal 17 – 30 januari.
5. Lingkup Metode
Dengan menggunakan metode observasi partisipasif yaitu dengan cara pengamatan secara langsung di RSUD Tugurejo
E. METODE PENGAMATAN PRAKTIK LAPANGAN
Metode pengumpulan data yang digunakan adalah :
1. Interview
Dilaksanakan dengan cara bertanya dan diskusi dengan Petugas Pelayanan Rekam Medis di RSUD Tugurejo
2. Observasi
Melakukan pengamatan terhadap suatu objek secara langsung yang hasil observasi ini dibahas dan didiskusikan sebagai bahan pertimbangan dalam perencanaan kegiatan di lapangan.
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. REKAM MEDIS
1. Defenisi Rekam Medis
a. Rekam medis menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 749a tahun 1989
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, tindakan, dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan
b. Rekam medis menurut Huffman EK, 1992
Rekam medis adalah rekaman atau catatan yang berisikan tentang apa, siapa, mengapa, bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatan yang memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperoleh serta memuat informasi yang cukup untuk mengidentifikasikan pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan serta merekam hasilnya.
c. Rekam medis menurut
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dokumen tentang identitas, anamnesa, pemeriksaan, diagnosa, pengobatan, tindakan pelayanan lain yang diberikan kepada seorang pasien selama dirawat di rumah sakit yang dilakukan diunit-unit rawat jalan termasuk unit rawat inap.
2. Tujuan Rekam Medis
Menunjang tercapainya administrasi yang tertib dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan dirumah sakit, tanpa ada sistem pengolahan rekam medis yang baik.
3. Manfaat Rekam Medis
Dalam hal manfaat Rekam Medis, Gibony 1991 juga menyatakan kegunaannya dengan singkatan ALFRED yaitu :
a. Administration
Data dan informasi yang dihasilkan rekam medis dapat digunakan manajemen untuk melaksanakan fungsinya guna pengelolahan berbagi sumber daya.
b. Legal
Sebagai alat bukti hukum yang dapat melindungi hukum terhadap pasien, provider kesehatan (dokter, perawat, dan tenaga kerja kesehatan lainnya) serta pengelolaan dan pemilik sarana pelayanan kesehatan.
c. Financial
Setiap jasa yang diterima pasien bila dicatat dengan lengkap dan benar untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien. Selain itu, jenis dan jumlah kegiatan pelayanan yang tercatat dalam formulir dapat untuk memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan.
d. Research
Berbagai macam, penyakit yang telah dicatat kedalam dokumen rekam medis dapat dilakukan penulusuran guna kepentingan penelitian.
e. Education
f. Documentation
Rekam medis sebagai dokumen, karena memiliki sejarah medis seseorang. Oleh sebab itu, Departemen Kesehatan telah mengatur pula tata cara pengadaan dan pemusnahan formulir rekam medis.
B. ERGONOMI
1. Pengertian Ergonomi
Ilmu yang mempelejari penerapan penyesuaian pekerjaan dan lingkungan pada manusia dan sebaliknya yang bertujuan mencapai produktifitas dan efesien yang setinggi-tingginya melalui pemanfaatan faktor manusia sebaik mungkin. Dengan demikian kenyamanan kerja petugas dapat terwujud.
2. Hubungan antara Ergonomi dan Rekam Medis
Dalam pengelolaan rekam medis pelu memperhatikan ergonomi karena untuk mempermudah tata kerja dalam mencapai efisiensi dan efektikitas kerja. Ergonomi juga berpengaruh terhadap kesalahan kerja yaitu jika sikap dan cara kerja seseorang diantaranya posisi duduk pada saat bekerja didukung dengan peralatan dan tata letak tidak yang dirancang secara ergonomi akan lebih nyaman untuk melakukan suatu pekerjaan serta dapat meningkatkan produktifitas kerja. Ergonomi juga dapat mengurangi beban kerja yang berperan untuk memaksimalkan keamanan, kenyamanan dan efesiensi kerja.
3. Waktu Kerja
Waktu kerja sangat menentukan efesiensi dan kualitas kerja bagi seseorang. Pokok penting yang harus diperhatikan dalam waktu kerja adalah :
a. Lamanya petugas dalam bekerja
b. Hubungan waktu kerja dengan istirahat
c. Waktu kerja dengan pembagian periode antara lain pagi, siang dan malam
Rata-rata jam kerja petugas adalah 6-8 jam perhari dan selebihnya adalah istirahat. Jadi seminggu seseorang dapat bekerja dengan baik selama 40-50 jam.
4. Kapasitas rak
Kapasitas rak adalah banyaknya DRM yang dapat tersimpan dalam rak file. Untuk menentukan kapasitas rak yang digunakan untuk proses perhitungan kebutuhan rak maka diperlukan panjang rak, panjang pengarsipan, dan tebal DRM. Dalam sistem penyimpanan di filling harus disesuaikan antara DRM dengan ukuran rak filling. Jika ukuran rak filling terlalu sempit atau terlalu besar akan berpengaruh pada penyimpanan DRM.
5. Metode Perhitungan Kebutuhan Tenaga Kerja
Metode penghitungan kebutuhan tenaga kerja menurut FTE (Full Time Equivalent / the number of individu )
Keterangan :
Jumlah beban pertahun = Jumlah pasien yang datang mendaftar diloket dalam 1 tahun
Target perjam = Jumlah pasien yang dilayani dalam 1 jam
Jumlah jam kerja pertahun = Jumlah jam loket buka dalam 1 tahun
6. Metode Sederhana untuk Menetapkan Jumlah Pengamatan
Untuk membuat estimasi mengenai jumlah pengamatan yang seharusnya dilaksanakan, The Maytag Company telah mencoba memperkenalkan prosedur sbb :
a. Laksanakan pengamatan / pengukuran awal dari elemen kegiatan yang ingin diukur waktunya dengan ketentuan sbb :
1) 10 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus sekitar 2 menit atau kurang
2) 5 kali pengamatan untuk kegiatan yang berlangsung dalam siklus waktu yang lebih besar dari 2 menit.
b. Tentukan nilai range, yaitu perbedaan nilai terbesar (H) dan nilai terkecil (L) dari hasil pengamatan yang diperoleh
c. Tentukan harga rata-rata (avarage) yaitu X yang merupakan jumlah hasil waktu (data) pengamatan yang diperoleh dibagi dengan banyaknya pengamatan (N) yang telah dilaksanakan. Harga N disini seperti yang telah ditetapkan pada butir 9a diatas berkisar antara 1/10 kali pengamatan. Harga rata-rata tersebut secara kasar biasa didekati dengan cara menjumlahkan nilai data yang tertinggi dan terendah dan dibagi dengan 2 atau dengan formulasi (HL)/2
d. Tentukan nilai dari range dibagi dengan harga rata-rata. Nilai tersebut biasa diformasikan sebagai (R/X)
e. Tentukan jumlah pengamatan yang diperlukan atau seharusnya dilaksanakan dengan menggunakan tabel berikut (95% convidence level & 5 % degree accuracy untuk 90 % convidence level & 10 % degree accuracy maka N ditemukan dibagi 4)
f. Apabila harga (R/X) tidak bisa dijumpai persis sama yang tertera didalam tabel, maka diambil data yang paling mendekati .
7. Loket pendaftaran
Fasilitas loket pendaftaran harus di desain sedemikian rupa sesuai keadaan disekitarnya agar nyaman, hal tersebut dikarenakan :
Setiap pasien harus memberikan informasi apa saja yang diperlukan petugas untuk membantu dalam penampatan ke pelayanan berikutnya. Petugas dan pasien memerlukan komunikasi untuk dimasukan kekomputer. Data-data yang ditulis di dokumen harus benar dan terjaga kerahasiannya.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam mendesain loket, antara lain :
a. Kerahasian
b. Kelancaran komunikasi
c. Kesalamatan dan keamanan kerja
d. Menggurangi beban dalam bekerja
1) Desain Loket Pendafataran Bagian Luar ( Loket Pasien)
Dalam mendesain loket pendaftaran ada yang perlu dipertimbangkan antara lain mengenai kerahasian komunikasi, keselamatan, keamanan dan kenyamanan.
Dalam hal kerahasian, desain loket pendaftaran perlu adanya pembatas atau penyekat pada masing-masing loket karena begitu penting dan rahasianya dokumen rekam medis, maka kerahasiannya harus dijaga sejak mulai pendaftaran.
Untuk menunjang keamanan dan keselamatan dalam proses pendaftaran, maka model bentuknya harus diperhatikan. Bila loket terbuat dari kayu, papan atau tembok harus dibuat halus, rata serta bagian tepinya jangan lancip agar tidak tajam.
Penentuan tinggi meja untuk pekerjaan yang dilakukan dengan beridiri dan tinggi siku “X” adalah sebagai berikut :
a. Untuk pekerjaan yang memerlukan ketelitian = x + ( 5-10 ) cm
b. Untuk pekerjaan ringan = x – ( 5-10 )
c. Untuk pekerjaan berat / mengangkat berat, atau yang memerlukan otot punggung = x – ( 10 - 20)
2) Desain Loket Pendaftaran Bagian Dalam
a. Desain kursi kerja
Perancangan kursi kerja harus dikaitkan dengan jenis pekerjaan posture yang diakibatkan,
Kursi untuk kerja dengan posisi duduk adalah dirancang dengan metode “floor-up” yaitu dengan berawal pada permukaan lantai, untuk menghindari tekanan dibawah paha.
Kriteria kursi kerja yang ideal adalah sebagai berikut :
a. Mudah di naik-turunkan (adjustable)
Ketinggian kursi kerja hendaknya mudah di atur pada saat kita duduk, tanpa harus turun dari kursi.
b. Sandaran Punggung
Penting untuk menahan beban punggung ke arah belakang (lumber spine). Hal ini haruslah di rancang agar dapat di gerakkan naik turunkan maupun maju mundur dan dapat pula diatur fleksibilitas sehingga sesuai dengan bentuk punggung.
c. Fungsional
Bentuk tempat duduk tidak boleh menghambat berbagai macam alternatif perubahan posisi (postur).
d. Bahan Meterial
Bentuk tempat duduk dan sandaran punggung harus di lapisi dengan material yang cukup lunak.
e. Kedalaman Kursi
Kedalaman kursi ( depan belakang ) haruslah sesuai dengan dimensi panjang antara lipat lutut ( popliteal ) dan pantat ( buttok ). Wanita dengan antropometri 5 percentil haruslah dapat menggunakan dan merasakan manfaat adanya sandaran punggung ( back-rest).
f. Lebar Kursi
Lebar kursi minimal sama dengan lebar pinggul wanita 5 percentil populasi.
g. Lebar Sandaran Punggung
Lebar sandaran punggung seharusnya sama dengan lebar punggung wanita 5 percentil populasi. jika terlalu lebar akan mempenggaruhi kebebasan gerak siku.
Kriteria Kursi Kerja
a. Tinggi Alas Duduk
Diukur dari lantai sampai pada permukaan atas dan bagian depan alas duduk. Tinggi alas duduk harus lebih pendek dari jarak antara lekuk lutut dan telapak kaki.
b. Panjang Alas Duduk
Diukur dari pertemuan garis proyeksi permukaan depan sandaran duduk pada permukaan atas alas duduk. Panjang alas duduk harus lebih pendek dari jarak antara lekuk lutut dan garis punggung.
c. Lebar Alas Duduk
Diukur pada garis tengah alas duduk melintang. lebar alas duduk adalah 44 – 48 cm dan harus lebih besar dari lebar pinggul.
d. Sandaran Pinggung
Bagian atas dari sandaran pinggang tidak melebihi tepi bawah ujung tulang belikat, dan bagian bawahnya setinggi garis pinggul.
e. Sudut Alas Duduk
Alas duduk harus sedemikian rupa agar memberikan kemudahan bagi pekerja untuk melakukan gerakan dan harusnya di buat horizontal. Bila keadaan memungkinkan, dianjurkan penyedian tempat duduk yang ukuran-ukurannya dapat diatur.
1. Desain Meja Kerja
Dalam perancangan meja kerja perlu di sediakan cukup ruangan bagi peralatan, perlengkapan kerja dan aneka tempat penyimpanan bahan, agar gerakan tidak terganggu. Paling ideal adalah meja kerja yang dapat disetel menurut tinggi tenaga kerja yang bersangkutan.
kriteria Meja Kerja :
a. Tinggi Meja Kerja
Tinggi permukaan atas dari meja dibuat setinggi siku dan disesuaikan dengan sikap tubuh pada waktu kerja. Untuk sikap duduk, ukuran-ukuran yang dianjurkan adalah :
Tinggi Meja Kerja untuk sikap duduk dianjurkan 54-58 cm yang di ukur dari permukaan daun meja sampai ke lantai.
b. Tebal daun meja dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memberikan kebebasan gerak kaki.
c. Permukaan meja kerja harus rata dan tidak mengikat.
d. Lebar meja kerja adalah 80 cm, di usahakan tidak melebihi jarak jangkauan tangan.
e. Tinggi meja kerja harus di sesuaikan dengan sifat pekerjaan.
C. HUKUM KESEHATAN
Hukum kesehatan adalah kaidah yang berupa upaya-upaya dibidang kesehatan sehat secara fisik, jiwa dan sosial.
Latar belakang perlu dipertimbangkan :
1. Adanya kemajuan IPTEK yang semakin mengancam integritas manusia.
2. Upaya dibidng kesehatan semakin menunjuk birokrasi
3. Diterimanya HAM sebagai acuan bagi penentuan kebijakan hukum dan sosial.
Fungsi hukum kesehatan :
1. Untuk menjaga kedamaian dan ketertiban didalam masyarakat
2. Untuk menyelesaikan sengketa yang timbul dari masyarakat
3. Untuk merekayasa masyarakat termasuk masyarakat kedokteran
a. Hak Dan Kewajiban
1. Hak-hak pasien :
1. Primer : Memperoleh pelayanan medis yang baik
2. Sekunder : 1. Memperoleh informasi tentang penyakitnya
2. Mengetahui isi rekam medis
3. Menggunakan isi rekam medis umtuk berbagi kepentingan, misalnya untuk kelengkapan klaim asuransi.
4. Memberikan persetujuan (consent) atau menolak memberikan persetujuan kepada pihak lain
5. Hak untuk dirahasiakan isinya kepada pihak ketiga ( individu, lembaga )
6. Hak melepaskan sifat kerahasian medisnya kepada pihak ketiga.
2. Kewajiban Pasien
a. Kewajiban memberikan informasi yang sejujur-jujurnya dan selengkap-lengkapnya bagi kepentingan diagnosis dan terapi
b. Kewajiban mematuhi semua nasehat dokter
c. Kewajiban memberikan imbalan yang layak
Selain pasien, Health care Provider juga memeliki hak dan kewajiban diantaranya sebagai berikut :
1) Health Care Provider berhak untuk :
a. Merancang desain rekam medis
b. Menetapkan aturan tentang rekam medis yang hanya berlaku setempat
( hospital bylow )
c. Mengguasai berkas rekam medis
d. Menggunakan RM secara patut, layak, dan bertanggung jawab
e. Memusnahkan rekam medis jika menurut peraturannya sudah waktunya untuk dimusnahkan.
2). Health Care Provider berkewajiban untuk :
a. Menyimpan berkas dengan baik
b. Menjaga dari kerusakan atau kehilangan
c. Melaporkan berita acara pemusnahan berkas kepada Dirjen Pelayanan Medik
d. Memberikan isi rekam medis jika diminta
e. Memberikan isi RM kepada pihak lain jika ada ijin dari pasien yang bersangkutan.
b. Informed Consent
Persetujuan tindakan medis / informed consent adalah persetujuan yang diberikan pihak pasien atau keluarganya atas dasar penjelasan / informasi mengenai tindakan medis yang akan dilakukan terhadap pasien baik tindakan diagnosis maupun terapi.
Cara memberikan persetujuan informed consent :
1. Secara terucap / lisan (oral consent ) yang diberikan oleh orang yang berhak, sudah cukup bagi dokter untuk dijadikan dasar bagi intervensi medis.
2. Secara tertulis (written consent ) cara ini paling aman bagi dokter jika ada dokumen yang dapat dijadikan bukti suatu saat dipersoalkan.
3. Secara tersirat ( implied consent ) dengan menunjukan sikap-sikap yang memberi kesan setuju.
c. Visium Etrepertum
Visium etrepertum adalah keterangan tertulis yang dibuat oleh dokter atas permintaan pejabat yang berwenang, untuk kepentingan pengadilan
Yang berhak meminta visium etrepertum
1) Polisi penyidik
2) Polisi militer : pangkatnya sekurang-kurangnya PELDA
3) Hakim ketua sidang
Macam-macam visium etrepertum
1) Visium etrepertum orang mati / jenazah
2) Visium etrepertum orang hidup ( mis ; orang yang dianiyaya)
3) Visium etrepertum tindakan pidana seksual
4) Visium etrepertum psikiatrik ( untuk orang sakit jiwa )
5) Visium etrepertum jaringan ( jaringan tubuh manu
BAB III
HASIL PENGAMATAN
A. GAMBARAN UMUM RUMAH SAKIT
1. Sejarah Berdirinya Rumah Sakit Tugurejo
Rumah Sakit Khusus Kusta Semarang di Tugurejo dibangun pada tahun 1952 oleh Dinas Pemberantasan Penyakit Kusta Provinsi Jawa Tengah yang menempati lahan seluas 21.150 m². Bangunan awal yang digunakan adalah bekas perusahan dengan tanah Eigendom Perpnding No. 30 dan No. 312 yang dibeli oleh Dinas dengan Surat Keputusan DPD Daerah swatantra Tingkat I Jawa Tengah tertanggal 26 Juni 1959 No. K12/6/13 dengan nominal Rp. 105.000,00. Dimana pelaksanaan pembeliannya diserahkan pada DPU Daerah Swantatra Tingkat I Jawa Tengah Semarang. Awal mula penderian Rumah Sakit ini adalah untuk merawat penderita kusta dari daerah-daerah di Jawa Tengah.
September 1993 merupakan Rumah Sakit Kusta ( Khusus ) milik Pemerintah Daerah Tingkat I Propinsi Jawa Tengah dengan eselon IV A. Oktober 1993-1995 perintisan kenaikan eselon Rumah Sakit Khusus dan Swasta Departemen Kesehatan. 15 Oktober 1995
5 Juli 1996 Terbit Keputusan Menteri Kesehatan nomor : 743/Menkes/SK/VIII/1996 tentang penetapan kelas Rumah Sakit Kusta Tugurejo Semarang menjadi setara dengan Rumah Sakit Tugurejo Semarang 14 Januari 1988 adanya keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 17 tahun 1998 tentang Pedoman dan Tata Kerja Rumah Sakit Kusta pada Dinas Kesehatan Daerah Tingkat I. 13 Januari 1999 Peraturan Daerah nomor : 1 tahun 1999 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Kusta Propinsi Jawa Tengah.
11 Februari 1999 Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 5 tahun 1999 tentang jabatan struktural elselon II kebawah di Linkungan Departemen Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah menjadi Elselon IIIa.
26 Desember 2000 Keputusan Menteri Kesehatan dan Kesejahteraan Sosial Nomor 1810/Menkes-Kesos/SK/XII/2000 tentang perubahaan status Rumah Sakit Khusus menjadi Rumah Sakit Umum. 19 November 2003 dimulainya Operasional RSUD TUGUREJO kelas B dengan 200 tempat tidur. 18 Juli Surat Dinas Kesehatan Propinsi Jawa Tengah Nomor : 005/133340/3 tentang pertemuan perencanaan program set Up DIU
2. Visi, Misi dan Motto Rumah Sakit
a. Visi
“ Menjadi Rumah Sakit Rujukan yang prima, dan Mandiri menuju Jawa Tengah Sehat 2010”.
b. Misi
- Meningkatkan kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia melalui Program Pengembangan Mutu.
- Mengembangkan sarana dan prasarana sehingga memberikan kenyamanan kepada pasien, keluarga, karyawan.
- Meningkatkan citra Rumah Sakit serta menghilangkan stigma pada penyakit kusta.
- Menjadi pusat rujukan pelayanan kesehatan.
- Menjadi pusat rujukan dan pendidikan penyakit kusta
c. Motto
“ Kesembuhan dan kepuasan anda adalah kebahagian kami ”
3. Jenis Pelayanan yang ada di RSUD TUGUREJO SEMARANG
a. UGD
b. Instalasi Rawat Jalan
1) Poli penyakit dalam
2) Poli anak
3) Poli tumbuh kembang
4) Poli kebidanan dan kandungan
5) Poli syaraf
6) Poil KIA / KB
7) Poli bedah
8) Poli orthopedi
9) Poli kulit dan kelamin
10) Poli kecantikan laser
11) Poli THT
12) Poli mata
13) Poli gigi
14) Poli fisioterapi
15) Poli gizi
c. Instalasi Rawat Inap
1) Pavilion amaryllis I
2) Pavilion amaryllis II
3) Pavilion amaryllis III
4) Bangsal anggrek
5) Bangsal bougenvile
6) Bangsal melati
7) Bangsal mawar
8) Bangsal kenanga
9) Bangsal ICU
10) Bangsal dahlia
d. Instalasi Medical Cek Up
e. Instalasi Bedah Sentral
1) Bedah umum
2) Bedah orthopedi
3) Bedah kebidanan dan kandungan
4) Bedah THT
5) Bedah mulut
6) Bedah syaraf
f. Pelayanan Penunjang Medis
1) Pelayanan radiology
2) Pelayanan laboratarium
3) Pelayanan rahabilitasi medis
4) Pelayanan farmasi
5) Pelayanan gizi
g. Pelayanan Canggih
1) Endoscopy dan ERCP
2) Ndyaglaser
3) EKG
4) EMR
5) Audiometri
B.GAMBARAN UMUM PELAYANAN REKAM MEDIS RUMAH SAKIT
1. Struktur Organisasi Unit Rekam Medis
SUB BIDANG PERBENDAHARAAN
2. Tugas pokok dan fungsi jabatan
a. Kepala sub bidang rekam medis
- Merencanakan program kerja sub bidang rekam medis sebagai pedoman pelaksanaan tugas medis.
- Mempelejari dan menelah peraturan perundang-undangan yang berlaku.
- Melaksanakan kordinasi dengan unit lain yang terkait sub bidang rekam medis.
- Mendistribusikan tugas, memberikan petunjuk dan arahan kepada bawahannya sesuai bidangnya
b. Pengumpulan dan pengolah data rekam medis
- Menyediakan bahan rencana dan program kerja sub bidang rekam medis sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
- Menghimpun dan merekapitulasi kegiatan pelayanan rumah sakit
- Mengolah data bahan laporan kinerja pelayanan rumah sakit
- Menyiapkan data pendukung mengembangkan sistem rekam medis sesuai standar.
c. Pendaftaran pasien
- Melayani pendaftaran pasien yang akan berobat ke rumah sakit
- Memeriksa syarat dan kelengkapan
- Membuat berkas-berkas untuk pasien baru
- Melayani pasien yang akan rawat inap di rumah sakit
d. Pengadministrasian dan penyediaan data rekam medis
- Menerima dan membaca
- Memeriksa
- Mencatat nomor, tanggal, perihal
- Mendistribusikan
e. Cara kerja rekam medis
- Mengirim berkas rekam medis di ruang filling ke poliklinik
- Mengambil berkas rekam medis dari ruang rawat inap dan poliklinik rawat jalan.
- Melayani peminjaman berkas rekam medis
- Melakukan penagihan atas rekam medis yang masuk dan keluar dari ruang filling
C. ERGONOMI
A. Work Flow dan Work Space URM dari tata Ruang Rumah Sakit
Administrasi RS bertanggung jawab untuk melihat bahwa pelayanan RM dan institusi mereka memilki peralatan dan fasilitas yang memadai guna operasional pelayanan sehari-hari yang efektif.
Kriteria untuk memenuhi standar ini adalah sebagai berikut :
1. Kantor atau Departemen RM seharusnya berlokasi di suatu tempat untuk memudahkan pencarian yang tepat, cepat serta distribusi dari RM.
2. Kantor dan ruang kerja seharusnya memadai bagi staf rekam medis untuk melakukan tugas mereka serta bagi yang diberi wewenang untuk bekerja di unit rekam medis, termasuk rekaman-rekaman pada mikrofilm dan computer.
3. Seharusnya terdapat ruang penyimpanan yang memadai bagi rekam medis yang diperlukan untuk kebutuhan penyimpanan di masa mendatang, yaitu meliputi :
a. Area penyimpanan aktif dengan ruang yang memadai untuk memasukan semua dokumen yang saat ini sedang digunakan oleh petugas rumah sakit.
b. Tersedia ruang untuk dokumen aktif dan tidak aktif yang di atur berdasarkan kebijakan rumah sakit.
4. Area-area untuk penyimpanan rekam medis aktif dan tidak aktif seharusnya mendapatkan perhatian tentang keamanannya untuk melindungi dokumen dari kerusakan, kehilangan ataupun digunakan oleh orang yang tidak berwenang.
Contoh layout ruang URM sesuai yang asli
Assembling
Assembling
Penlat Filling
Kusta/ 
khusus Coding
Penderita askes
Assembling RI
Pendaftaran
Kepala RM Lama
Baru
Contoh lay-out Ruang URM : Sesuai Alur Kerja
Gambar 2.1
Pintu Masuk
Layout ruang URM setelah perbaikan
Gambar 2.2
Lay-out ruang URM yang diperbaiki :
a. Letak meja kerja kepala URM ditempatkan didepan meja para pekerja agar dapat mengawasi kinerja petugas rekam medis.
b. Meja para petugas atau pekerja menghadap ke arah yang sama, sehingga alur dokumen berjalan lurus.
c. Meja assembling di tempatkan di depan pintu utama karena bagian Assembling paling banyak berurusan dengan pasien atau unit di luar URM seperti bangsal pasien.
d. Rak filing berdekatan dengan meja petugas filing karena untuk memudahkan pekerjaan petugas filing dalam penyimpanan dan penemuan atau penggambilan kembali dokumen rekam medis.
e. Rak filing di tempatkan jauh dari pintu utama karena menggurangi kemungkinan masuknya orang yang tidak berwenang, sehingga keamanan dokumen rekam medis dapat terjamin.
f. Koding dan indeksing di tempatkan jauh dari pintu utama atau bagian pojok karena pekerjaan koding membutuhkan ketenangan untuk konsentrasi.
g. Cahaya di ruang URM di atur dengan baik agar tidak menyilaukan mata.
h. Peralatan kerja dekat dengan penggunanya.
i. Dinding di cat putih sehingga memberikan kesan bersih dan memberikan kenyamanan dalam bekerja.
j. Suhu di ruang URM suduh cukup baik dan kelembapan udara dapat terjaga sehingga tidak terlalu lembab agar dokumem tidak rusak dan dapat bertahan lama.
B. Antropemetri Desain Peralatan Kerja di URM
Loket pendaftaran selalu di datangi pasien sebelum mendaftarkan pelayanan kesehatan. Loket pendaftaran merupakan penerima pasien pertama kali, maka harus terletak dekat pintu utama rumah sakit, cukup sepi, harus gampang dicapai oleh semua pegawai rumah sakit. Di bagian loket pendaftaran harus ada ruang tunggu yang terpisah sehingga terjamin kerahasiaan dalam proses penerimaan pasien.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam mendesain loket antara lain keserasian, kelancaran komunikasi, keselamatan dan keamanan kerja serta menggurangi beban dalam kerja / stress.
Tabel : Ukuran Sarana kerja Loket Pasien
| No | Dimensi | Ukuran | Desain Sarana | Antopometri (5%-95%) | Penilaian (Antopometri : Ukuran Sarana) |
| 1. | Panjang | 155 cm | - | Panjang depa Persentil 5% : 143 Persentil95% : 180 | Panjang meja untuk loket pasien sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 95% panjang depa kelompok. |
| 2. | Lebar | 36 cm | - | Jangkauan tangan ke depan Persentil 5% : 143 Persentil 95% : 180 | Lebar meja kerja untuk pasien sudah ergnomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 95% jangkauan dengan ke depan kelompok. |
| 3. | Tinggi | 137 cm | | Tinggi siku berdiri Persentil 5% : 91 Persentil 95% : 109 | Tinggi meja kerja loket untuk pasien sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 95% tinggi siku berdiri kelompok. |
| 4. | Permukaan | - | Rata & halus | - | Permukaan meja kerja loket untuk pasien sudah ergonomis karena rata dan halus pada kelompok sehingg dapat menimbulkan rasa nyaman dalam bekerja. |
| 5. | Sudut | - | Tumpul | - | Sudut meja kerja loket untuk pasien sudah ergonomis karena tumpul agar tidak dapat menimbulkan cedera pada pasien pada kelompok. |
| 6. | Tinggi lubang transaksi | 15 cm | - | Tebal tangan Persentil 5% : 10 Persentil 95% : 13 | Tinggi lubang transaksi untuk loket pasien sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 95% tebal tangan kelompok. |
| 7. | Tinggi lubang komunikasi | - | - | Tinggi mulut berdiri Persentil 5% : 130 Persentil 95% : 155 | Tinggi lubang komunikasi untuk pasien sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 5%t tinggi mulut berdiri kelompok. |
Tabel : Ukuran Sarana Kerja Loket Petugas
| No | Dimensi | Ukuran | Desain sarana | Antopometri (5%-95%) | Penilaian (Antopometri ukuran sarana) |
| 1. | Panjang | 167 cm | - | Panjang depa Persentil 5% : 143 Persentil 95% : 180 | Panjang loket kerja untuk petugas sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 95% panjang depa kelompok. |
| 2. | Lebar | 50 cm | - | Jangkauan tangan ke depan Persentil 5% : 73 Persentil 95% : 90 | Lebar loket kerja untuk petugas sudah ergonomis karena lebih lebar dari rata-rata persentil 95% jangkauan tangan kedepan kelompok. |
| 3. | Tinggi | 76 cm | - | Tinggi siku duduk Persentil 5% : 22 Persentil 95% : 25 | Tinggi loket kerja untuk petugas belum ergonomis karena lebih tinggi dari rata-rata persentil 95% tinggi siku duduk kelompok. |
| 4. | Permukaan | - | Rata & Halus | - | Permukaan meja kerja untuk petugas sudah ergonomis karena rata dan halus pada kelompok sehingga dapat menimbulkan rasa nyaman saat bekerja. |
| 5. | Sudut | - | Lancip | - | Sudut meja kerja untuk loket petugas sudah ergonomis karena tumpul agar tidak menimbulkan cedera pada petugas kelompok. |
| 6. | Tebal daun Meja | 15 cm | - | - | - |
| 7. | Tinggi daun meja | 74 cm | - | Tinggi siku duduk Persentil 5% : 45 Persentil 95% : 55 | Tinggi daun meja untuk petugas sudah ergonomis karena lebih tinggi dari rata-rata tinggi lutut duduk kelompok. |
Tabel : Ukuran Sarana Kerja Kursi Petugas
| No | Dimensi | Ukuran | Desain sarana | Antopometri (5%-95%) | Penilaian (Antopometri ukuran sarana) |
| 1. | Panjang | 50 cm | - | Panjang pantat lekuk lutut Persentil 5% : 39 Persentil 95% : 42 | Panjang kursi untuk kursi petugas sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata Persentil 95% Panjang pantat lekuk lutut kelompok. |
| 2. | Lebar | 40 cm | - | Lebar pinggul Persentil 5% : 28 Persentil 95% : 39 | Lebar kursi kerja untuk petugas sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 95% lebar pinggul duduk kelompok. |
| 3. | Tinggi | 44 cm | - | Panjang tungkai bawah Persentil 5% : 36 Persentil 95% : 44 | Tinggi kursi untuk petugas sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 95% panjang tungkai bawah kelompok. |
| 4. | Permukaan | - | Rata | - | Permukaan kursi untuk petugas sudah ergonomis karena rata agar dapat menimbulkan kenyamanan bagi petugas pada kelompok. |
| 5. | Sudut | - | Tumpul | - | Sudut kursi untuk petugas sudah ergonomis karena tumpul agar tidak dapat menimbulkan cedera pada kelompok. |
| 6. | Tebal daun Meja | 46 cm | - | Tinggi bahu duduk Persentil 5% : 39 Persentil 95% : 57 | Tinggi sandaran kursi atas untuk petugas sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 95% tinggi tulang belikat kelompok. |
| 7. | Tinggi daun meja | 15 cm | - | Tinggi pinggul duduk Persentil 5% : 20 Persentil 95% : 24 | Tinggi sandaran kursi bawah untuk petugas sudah ergonomis karena lebih pendek dari rata-rata persentil 95% tinggi pinggul duduk kelompok |
C. Kapasitas Rak File
Untuk mengetahui kapasitas rak file perlu diperhatikan faktor yang mempengaruhi meliputi volume rak, rata-rata tebal berkas, sistem penjajaran yang digunakan. Secara normal tingkat pertumbuhan bahan berkas dapat diperkirakan dengan menggunakan trend atau formula untuk menghitung berapa kebutuhan jumlah rak file.
1.1 Tabel Antropometri Petugas RM RSUD TUGUREJO
| No | Antropometri | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | Range | 5% | 95% |
| 1 | Jangkauan tangan keatas | 180 | 181 | 184 | 205 | 218 | 180-218 | 180 | 218 |
| 2 | Panjang depa | 143 | 143 | 151 | 180 | 180 | 143-180 | 143 | 180 |
| 3 | Lebar bahu | 37 | 37 | 40 | 41 | 48 | 37-48 | 37 | 48 |
| 4 | Jangkauan tangan kedepan | 73 | 74 | 75 | 84 | 90 | 73-90 | 73 | 90 |
1.2 Tabel Ukuran Rak File
| No | Desain Rak | Ukuran | Desain Sarana | Antropometri (5%-95%) | Penilaian (Antopometri ukuran sarana) |
| 1 | Lebar section | 40 cm | - | Jangkauan tangan kedepan Persentil 95% : 90 Persentil 5% : 73 | Lebar section pada rak file 40 cm sudah ergonomis, karena lebih panjang dari lebar DRM 37 cm sehingga memudahkan petugas dalam pencarian DRM |
| 2 | Tinggi Section | 30 cm | - | Panjang dokumen : 22 cm | Tinggi section pada rak file 30 cm sudah ergonomis karena lebih panjang dari panjang DRM 22 cm |
| 3 | Tinggi Rak | 206 cm | - | Jangkauan tangan keatas Persentil 95% : 218 Persentil 5% : 180 | Tinggi rak file 206 cm sudah ergonomis, karena lebih pendek dari antropometri jangkauan tangan keatas 193,6 cm persentil 5%. |
| 4 | Panjang Rak | 200 cm | - | Panjang depa Persentil 95% : 180 Persentil 5% : 143 | Panjang rak file 108 cm sudah ergonomis karena lebih pendek dari antropometri panjang depa 159,4 cm. |
| 5 | Jarak antar Rak | 76 cm | - | 2 X lebar bahu | Jarak antara rak file 76 cm sudah ergonomis, karena lebih besar dari antropometri 2x lebar bahu kelompok. |
| 6 | Permukaan | - | Rata | - | Permukaan rak file rata sudah ergonomis, sehingga memudahkan dalam pengambilan DRM |
| 7 | sudut | - | Lancip | - | Sudut rak file lancip belum ergonomis, karena dapat menyebabkan cedera pada petugas |
| No | Dimensi DRM | Ukuran | Ukuran Rak | Penilaian |
| 1 | Panjang DRM | 22 cm | 30 cm | Panjang DRM 22 cm sudah ergonomis karena lebih pendek dari ukuran tinggi section 30 cm |
| 2 | Lebar DRM | 37 cm | 34 cm | Lebar DRM 37 cm belum ergonomis, karena lebih pendek dari ukuran lebar section 40 cm sehingga menyulitkan petugas dalam pencarian DRM |
| 3 | Rata-rata tebal DRM |
40 dok = 0,4 cm | - | - |
1.3 Tabel Ukuran Dimensi DRM
a. Tabel Perhitungan Kapasitas Rak File
2.1 tabel jumlah DRM Pasien Baru
| Tahun | Jumlah DRM Pasien Baru | Jumlah DRM Pasien Lama | Jumlah DRM Pasien Baru + Lama |
| 2003 | 9779 | 19517 | 29350 |
| 2004 | 10443 | 29669 | 40112 |
| 2005 | 11254 | 41548 | 52802 |
| 2006 | 11536 | 53843 | 65379 |
| 2007 | 13067 | 60949 | 74016 |
2.2 Tabel Analisa Trend
| Tahun | Jumlah DRM Pasien Baru | x | x² | x.y |
| 2003 | 9779 | -2 | 4 | -19558 |
| 2004 | 10443 | -1 | 1 | -10443 |
| 2005 | 11254 | 0 | 0 | 0 |
| 2006 | 11536 | 1 | 1 | 11536 |
| 2007 | 13067 | 2 | 4 | 26134 |
| Jumlah | ∑Y = 56079 | | ∑ = 10 | ∑= 7669 |
b. Perhitungan Analisa Trend
Persamaan garis Y = a + b.x
1. Mencari a
a = ∑ Y
n
= 56079
5
= 11215,8
2. Mencari b
b = ∑XY
∑X²
= 7669
10
= 766,9
3. Perhitungan Prediksi Jumlah DRM
a. Tahun 2010 ( Y2010 ) = a + b.x
= 11215,8 + 766,9 (6)
= 11215,8 + 4601.4
= 15817,2
2.3 Tabel Kebutuhan Panjang Pengarsipan
| Tahun | ∑ DRM Pasien Baru | Retensi 5% | DRM Sesudah Retensi | PP | FE | Total Kebutuhan PP |
| 2001 | 6891 | - | 6891 | 2756,4 | 3445, 5 | 215343, 75 |
| 2002 | 7553 | - | 14444 | 5777, 6 | 7222 | 451375 |
| 2003 | 9779 | - | 24223 | 9689, 6 | 2422,3 | 12111, 5 |
| 2004 | 10443 | - | 34666 | 13866, 4 | 34666 | 17333 |
| 2005 | 11254 | - | 45920 | 18368 | 45920 | 22960 |
| 2006 | 11536 | 2872, 8 | 54583, 2 | 21833, 28 | 5458, 32 | 27291, 6 |
| 2007 | 12408, 3 | 3349, 57 | 63641, 93 | 25456, 77 | 6364, 19 | 31820, 96 |
| 2008 | 13352, 4 | 3849, 71 | 73144, 62 | 29257, 84 | 7314, 46 | 36572, 3 |
| 2009 | 14296, 5 | 4372, 05 | 83069, 07 | 33227, 62 | 8306, 9 | 41534, 52 |
| 2010 | 1524, 0 | 4915, 48 | 93394,1 9 | 37357, 67 | 9339,41 | 46697, 08 |
| | ∑ = 112753, 8 | | ∑ = 493977, 01 | ∑ = 19759, 18 | ∑ = 57931, 68 | ∑ = 903039,71 |
c. Perhitungan Tabel Kebutuhan Panjang Pengarsipan
1. Perhitungan Panjang Pengarsipan
Rumus = DRM sesudah retensi X rata-rata tebal DRM
a. PP tahun 2001 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 6891 X 0,4
= 2756, 4
b. PP tahun 2002 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 14444 X 0,4
= 5777, 6
c. PP tahun 2003 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 24223 X 0,4
= 9689, 2
d. PP tahun 2004 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 34666 X 0,4
= 13866, 4
e. PP tahun 2005 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 45920 X 0,4
= 18368
f. PP tahun 2006 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 54583, 2 X 0,4
= 21833, 28
g. PP tahun 2007 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 63641, 93 X 0,4
= 25456, 77
h. PP tahun 2008 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 73144, 62 X 0,4
= 29257, 84
i. PP tahun 2009 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 83069, 07 X 0,4
= 33227, 62
j. PP tahun 2010 = DRM sesudah retensi pada tahun 2001 X rata-rata tebal DRM
= 93394, 19 X 0,4
= 37357, 67
2. Perhitungan File Expension
Rumus = PP X 25 %
a. FE tahun 2001 = PP tahun 2001 X 25 %
= 2756,4 X 25 %
= 3445, 5
b. FE tahun 2002 = PP tahun 2002 X 25 %
= 5777, 6 X 25 %
= 7222
c. FE tahun 2003 = PP tahun 2003 X 25 %
= 9689, 2 X 25 %
= 2422, 3
d. FE tahun 2004 = PP tahun 2004 X 25 %
= 13866, 4 X 25 %
= 3446, 6
e. FE tahun 2005 = PP tahun 2005 X 25 %
= 18368 X 25 %
= 4592,
f. FE tahun 2006 = PP tahun 2006 X 25 %
= 21833, 28 X 25 %
= 5458, 32
g. FE tahun 2007 = PP tahun 2007 X 25 %
= 25456, 77 X 25 %
= 6364, 19
h. FE tahun 2008 = PP tahun 2008 X 25 %
= 29257, 84 X 25 %
= 7314, 46
i. FE tahun 2009 = PP tahun 2009 X 25 %
= 33227, 62 X 25 %
= 8306, 9
j. FE tahun 2010 = PP tahun 2010 X 25 %
= 37357, 67 X 25 %
= 9339, 41
3. Perhitungan total PP
Rumus = PP + FE
a. Total PP tahun 2001 = PP tahun 2001 + FE tahun 2001
= 2756, 4 + 3445, 5
= 215343, 75
b. Total PP tahun 2002 = PP tahun 2001 + FE tahun 2002
= 5777, 6 + 7222
= 451375
c. Total PP tahun 2003 = PP tahun 2001 + FE tahun 2003
= 9689, 2 + 2422, 3
= 12111,5
d. Total PP tahun 2004 = PP tahun 2001 + FE tahun 2004
= 13866, 4 + 3466, 6
= 17333
e. Total PP tahun 2005 = PP tahun 2001 + FE tahun 2005
= 18368 + 4592
= 22960
f. Total PP tahun 2006 = PP tahun 2001 + FE tahun 2006
= 21833, 28 + 5458, 32
= 27291, 6
g. Total PP tahun 2007 = PP tahun 2001 + FE tahun 2007
= 25456, 77 + 6364, 17
= 31820, 96
h. Total PP tahun 2008 = PP tahun 2001 + FE tahun 2008
= 29254, 84 + 7314, 46
= 36572, 3
i. Total PP tahun 2009 = PP tahun 2001 + FE tahun 2009
= 33227, 62 + 8306, 9
= 41534, 52
j. Total PP tahun 2010 = PP tahun 2001 + FE tahun 2010
= 37357, 67 + 9339, 41
= 46697, 0
d. Perhitungan Kebutuhan Rak File untuk 3 tahun mendatang
Diketahui :
PP yang dibutuhkan = 903039, 71 cm
Rata-rata tebal DRM = 0,4 cm
Panjang Rak = 250 cm
Jumlah Sub Rak = 10 sub rak
Jumlah Rak = 38 rak
Ditanya :
a. PP yang tersedia ?
b. Kapasitas rak ?
c. Rak yang dibutuhkan ?
Jawab :
a. PP yang tersedia = Panjang rak X jumlah sub rak X jumlah rak
= 250 X 10 X 38
= 95000 DRM ( untuk 38 rak )
= 2500 DRM
b. Kapasitas Rak = PP yang tersedia : Rata-rata tebal DRM
= 95000 : 0,4
= 237500 DRM ( untuk 38 rak )
= 6250 DRM ( untuk 1 rak )
c. Rak yang dibutuhkan = PP yang dibutuhkan : PP yang tersedia
= 903039, 71 : 2500
= 361, 2 rak
= 362 rak
d. Penambahan rak = Rak yang dibutuhkan – Jumlah Rak
= 362 - 38 rak
= 324 rak
D. Kebutuhan Tenaga Kerja
1.1 Tabel Analisa trend
| No | Tahun | ∑ Jumlah kunjungan (y) | x | x2 | xy |
| 1 2 3 4 5 | 2003 2004 2005 2006 2007 | 22485 29350 40112 52802 65379 | -2 -1 0 1 2 | 4 1 0 1 4 | - 44970 - 29350 0 52802 130758 |
| | | ∑Y = 210128 | | ∑ = 10 | ∑ = 109240 |
1.2 Ketentuan Jam Kerja Per Minggu dan hari Kerja Per Tahun
| Hari | Waktu |
| Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu | 07.00 - 14.00 = 7 07.00 - 14.00 = 7 07.00 - 14.00 = 7 07.00 - 14.00 = 7 07.00 - 11.00 = 4 07.00 - 13.00 = 6
|
Jumlah hari dalam 1 tahun = 365 hari
Jumlah hari libur minggu = 54 hari
Jumlah hari libur nasional = 12 hari
Libur cuti bersama = 12 hari
Jumlah hari kerja / tahun = 287 hari
a. Menghitung Prediksi Jumlah Kunjungan Tahun 2011
1. Mencari a
a = ∑Y
n
= 210128
5
= 42025, 6
2. Mencari b
b = ∑Y
∑x²
= 109240
10
= 10924
3. Prediksi Jumlah Kunjungan Tahun 2010
y 2010 = a + b x
= 42025, 6 + 10924 (6)
= 107569, 6
b. Menghitung Kebutuhan Tenaga kerja di TPPRJ tahun 2010
dengan Rumus FTE
1. Melakukan pengamatan sebanyak 5 atau 10 kali
| No | x (dalam detik) |
| 1 2 3 4 5 | 236 103 157 179 110 |
| | ∑ = 785 |
2. Menentukan range (R) yaitu data terbesar dikurangi data terkecil
Range (R) = Data terbesar – Data terkecil
= 236 – 103
= 133
3. Menentukan standar waktu (x)
Standar waktu (x) = Jumlah waktu pengamatan + 25 % PFD
Jumlah pengamatan
= 785 + (785, 15 %)
5
= 902, 75
= 180, 55
4.
Range (R) = 133
Standar Waktu 180, 55
= 0, 73
5. Menentukan Target Kerja Per jam
Target Per jam = Satu jam ( 3600 detik )
Standar Waktu
= 3600
= 180, 55
= 19, 93
= 20 pasien / jam
6. Menentukan jumlah jam kerja 1 tahun
Jumlah jam kerja = Jam kerja / minggu X Hari kerja / tahun
Hari kerja / Minggu
= 38 jam / minggu X 287 hari / tahun
6 / minggu
= 10906
6
= 1818 jam / tahun
7. Menghitung produksi jumlah tenaga kerja tahun 2010
FTE = Beban Kerja / tahun
Target / jam X jumlah jam kerja / tahun
= 107569, 6
20 x 1818
= 107569, 6
36360
= 2, 9
= 3 petugas
Dengan jumlah prediksi beban kerja tahun 2010 sebesar 10756, 9 target per jam adalah 20 pasien serta jumlah jam kerja efektif pertahun sebesar 1818 jam, maka di dapatkan FTE sebesar 3 petugas. Dengan demikian tahun 2010 membutuhkan penambahan petugas lagi sehingga dengan 2 petugas tersebut dapat memberikan pelayanan yang memuaskan serta efektif dan efisien.
D. HUKUM KESEHATAN
Tidak
Ya Ya
1. Informed consent
Persetujuan tindakan medis / informed consent adalah persetujuan yang diberikan pihak pasien atau keluarganya atas dasar penjelasan / informasi mengenai tindakan medis yang akan dilakukan terhadap pasien baik tindakan diagnosis maupun terapi.
Tindakan medis dibedakan menjadi :
1. Tindakan invasive (yang langsung mempengaruhi kebutuhan jaringan tubuh ) dan
2. Tindakan non invasive tidak (beresiko)
Semua tindakan medis terhadap pasien di informasikan kepada yang bersangkutan (pasien atau keluarganya) kecuali yang bersangkutan menolak atau dokter memandang informasi tersebut dapat merugikan kesehatan pasien.
Informasi tersebut meliputi :
- Alasan perlunya tindakan medis
- Sifat tindakan medis
- Tujuan tindakan medis
- Resiko tindakan medis
- Akibat selanjutnya tindakan medis
-
- Akibat yang akan terjadi kalau menolak informed consent.
Tindakan invasif harus harus di informasikan oleh dokter yang melakukan tindakan sedang yang non invasif boleh di informasikan oleh dokter lain atau perawat.
Tindakan medis beresiko tinggi walaupun tidak mendapat persetujuan dari keluarga penderita.
Yang berhak memberi persetujuan :
- Pasien dewasa sehat mental
- Pengampu atau wali
- Keluarga dekatnya
a.Cara memberikan persetujuan informed consent :
1) Secara terucap atau lisan (oral consent ) yang diberikan oleh orang yang berhak, sudah cukup bagi dokter untuk dijadikan dasar bagi intervensi medis.
2) Secara tertulis (written consent ) cara ini paling aman bagi dokter jika ada dokumen yang dapat dijadikan bukti suatu saat dipersoalkan.
3) Secara tersirat ( implied consent ) dengan menunjukan sikap-sikap yang memberi kesan setuju.
b.Cara penolakan persetujuan informed consent :
Dengan menuliskan seperti pesan pada lampiran persetujuan informed consent disertai dengan tanggal penolakan dan diberi tanda tangan oleh pihak pasien atau keluarga pasien, perawat dan dokter yang menangani.
Melepaskan informasi medis milik pasien kepada pihak ketiga (asuransi, penelitian, pengadilan) harus memenuhi 2 syarat :
1. Written request (permohonan tertulis kepada Direktur RS)
Pihak ketiga meminta izin keterangan tertulis dari pasien untuk mendapatkan isi DRM dari RS
2. Written consent (izin tertulis)
Jika pasien sendiri yang meminta isi DRM ke rumah sakit hanya membuat izin tertulis
2. Pelepasan Informasi isi DRM
Prosedur pelepasan informasi medis di RSUD Tugurejo sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Apabila pihak tertentu atau pihak ketiga (asuransi, penelitian maupun pengadilan) ingin mengetahui informasi medis milik pasien harus melalui beberapa syarat yaitu mengajukan permohonan tertulis (written request) kepada Direktur Rumah Sakit disertai izin tertulis (written consent) dari pasien yang bersangkutan.
3. Visium Etrepertum
Visium etrepertum adalah keterangan tertulis yang dibuat oleh dokter atas permintaan pejabat yang berwenang, untuk kepentingan pengadilan.
a. Alur Prosedur Visium Etrepertum
Untuk meminta lembar visisum dalam kasusu-kasus malpraktik biasanya yang dating adalah pihak kepolisian dengan membawa bukti
b. Yang berhak meminta visium etrepertum
1) Polisi penyidik
2) Polisi militer : pangkatnya sekurang-kurangnya PELDA
3) Hakim ketua sidang
c. Macam-macam visium etrepertum
1) Visium etrepertum orang mati / jenajah
2) Visium etrepertum orang hidup ( mis ; orang yang dianiyaya)
3) Visium etrepertum tindakan pidana seksual
4) Visium etrepertum psikiatrik ( untuk orang sakit jiwa )
5) Visium etrepertum jaringan ( jaringan tubuh manusia )
4. Mal Praktik
Penanggung jawab atas tuntutan Malpraktik di RSUD Tugurejo
Jika terjadi Malpraktikdi RSUD Tugurejo maka yang bertanggung jawab adalah dokter yang pertama kali melakukan tindakan medis terhadap pasien. Kaitannya dengan unit rekam medis adalah hanya sebagai perantara yang memberikan lembar visium, dan melengkapi apa-apayang kurang lengkap dari lembar berkas-berkas yang akan diajukan ke pengadilan atas kasus tuntutan Malpraktik.
5. Aspek konfidensialitas DRM
Konfidensilitas DRM adalah sifat kerahasian DRM yang benar-benar harus dijaga kerahasiannya. Konfidensilitas diterapkan karena supaya adanya keyakinan masyarakat bahwa dokter tidak akan memperluaskan penyakit seseorang juga, membuat mereka tidak ragu lagi mengemukakan semua keluhannya guna kepentingan diagnosis dan terapi, termasuk keluhan yang dapat menimbulkan rasa malu.
Asas konfidensilitas adalah sebagai berikut :
1. Kewajiban Hukum
Di Indonesia kedudukan konfidensilitas sebelum dikeluarkan Peraturan Pemerintah No. 10 th. 1966 tentang wajib simpan rahasia kedokteran tanggal 21 mei 1966, hanyalah merupakan kewajiban moral saja. Tetapi sejak diberlakukannya peraturan tersebut berubah menjadi kewaajiban moral dan hukum. Pasal 53 UU
Sanksi pidana dapat dilihat pada pasal 322 KUHP, yang berbunyi :
a. Barang siapa dengan sengaja membuka rahasia yang wajib ia menyimpannya oleh karena jabatan atau pekerjaannya, baik yang sekarang maupun yang dulu, dihukum dengan hukuman penjara selama-lamanya Sembilan bulan atau denda sebanyak-banyaknya enam ratus rupiah.
b. Jika kejahatan itu dilakukan terhadap seorang yang tertenttu, maka ini hanya dituntut atas pengaduan orang itu.
Dari pasal 322 KUHP dapat dilihat dengan jelas bahwa pembocoran rahasia kedokteran oleh tenaga kesehatan merupakan pengaduan, dimana dokter hanya dapat dituntut jika ada pengaduan dari pasien yang bersangkkutan.
2. Subjek Kerahasian
Pasal 1 dari peraturan pemerintah tentang wajib simpan rahasia kedokteran menyebutkan menjadi subjek kerahasian adalah segala sesuatu yang diketahui selama melakukan pekerjaan di lapangan kedokteran.
Rahasia kedokteran tersebut harus dijaga oleh semua tenaga kesehatan, baik medik maupun non medis, yaitu :
a. Dokter
b. Perawat
c. Bidan
d. Mahasiswa Kedokteran, Keperawatan dan Kebidanan
e. Pegawai laboratorium
f. Orang yang akan ditetapkan oleh menteri Kesehatan misalnya Pegawai catatan medis.
Hal-hal yang harus dirahasiakan :
a. Hasil Anamnesia
b. Hasil pemeriksaan fisik
c. Hasil laboratorium
d. Hal-hal yang diperoleh dari asisten dokter
BAB IV
PEMBAHASAN
A. Aspek Ergonomi
1. Sarana Kerja
a. Loket
Ukuran loket pendaftaran pasien rawat jalan dan rawat inap belum ergonomis, karena ukuran tinggi loket pendaftaran belum sesuai dengan ukuran antropometri tinggi siku berdiri manusia
Pada loket pendaftaran gawat darurat sudah hampir sempurna, hanya saja lubang komunikasinya tidak ada sehingga pasien harus membungkukkan badannya. Dengan demikian bila dikatakan bahwa loket pendaftaran gawat darurat belum ergonomis.
b. Filling
Sarana kerja diruang filling belum baik karena meskipun sudah ada meja khusus tetapi cara penataannya belum rapi. DRM milik pasien pun belum tertata dengan rapi. DRM yang telah diolah dari bagian assembling, koding atau indeksing dan analisa atau reporting sudah langsung diolah dan langsung ditata kedalam rak file setelah dilakukan pencatatan.
2. Work Flow dan Work Space URM
Alur DRM sudah ergonomis sesuai dengan teori yang telah didapatkan yaitu mulai dari assembling, koding atau indeksing, analising atau reporting dan filling. Hanya saja letak meja petugas yang belum ergonomis karena meja petugas tidak menghadap ke arah yang sama dan letaknya agak berjauhan sehingga DRM tidak bergerak pada jalur yang lurus.
Tata letak sarana kerja meja petugas dalam ruang URM yang dibuat terpisah tidak terpisah kurang ergonomis. Hal ini mengakibatkan kurang efektif dan efesiensi petugas dalam melakukan kegiatan.
Penerangan di ruang URM cukup memadai. Penerangannya didapat dari sinar matahari langsung melalui jendela kaca yang ukurannya cukup lebar dan juga dari cahaya lampu. Begitu juga dengan suhu atau kelembaban di ruang URM sudah cukup baik.
3. Kebutuhan Tenaga Kerja di Bagian Pendaftaran
Jumlah petugas rawat jalan dan rawat inap yang ada di RSUD Tugurejo sudah sesuai dengan jumlah kebutuhan tenaga kerja yaitu 3 petugas. Dengan adanya penambahan 2 petugas yang dihitung menggunakan FTE, diharapkan dapat mempercepat pelayanan dalam jam-jam tertentu apabila banyak pasien yang mendaftar. Karena ada petugas yang membantu baik dalam pencarian DRM ke masing-masing Poli. Jadi pengeriman dokumen ke masing-masing poli tidak tertunda dan pasien pun tidak perlu membawa DRMnya sendiri.
B. Aspek Hukum Kesehatan
1. Informed Consent
Prosedur pelaksanaan pemberian persetujuan informed consent di RSUD Tugurejo sudah sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan hanya saja pemberian penolakan informed consent belum sesuai dengan prosedur karena hanya menuliskan seperti pasien pada persetujuan informed consent.
Sebelum pasien memberikan persetujuan dan penolakan tindakan medis, terlebih diberikan informasi yang sejelas-jelasnya oleh dokter atau perawat mengenai resiko yang akan ditimbulkan jika dilakukan atau tidak dilakukan tindakan medis tesebut. Mekanisme pemberian persetujuan dan penolakan informed consent dilakukan dilakukan oleh pasien yang bersangkutan atau keluarga pasien yang bertanggung jawab terhadap pasien di masing-masing ruangan dibantu oleh perawat yang bersangkutan.
2. Hak dan Kewajiban Rumah Sakit Berkaitan dengan Informasi Medis
Hak dan kewajiban Rumah Sakit berkaitan dengan informasi medis sudah sesuai dengan hak dan kewajiban rumah sakit menurut teori yang ada.
3. Hak dan Kewajiban Paisen Berkaitan dengan Informasi Medis
Hak dan kewajiban Pasien berkaitan dengan informasi medis sudah sesuai dengan hak dan kewajiban pasien menurut teori yang ada.
4. Aspek Konfidensialitas DRM
Arti penting Konfidensialitas DRM di RSUD Tugurejo sudah mulai diperhatikan. Sehingga pasien tidak perlu membawa DRMnya sendiri ke masing-masing poli karena sudah diantar sendiri oleh petugas-petugas RM hal ini mengindikasikan bahwa kerahasian DRM sudah terjaga dengan baik.
Tidak semua orang berhak mengetahui isi DRM tersebut. Sebagian healt care provider (Rumah Sakit) memiliki hak dan kewajiban tertentu dalam menjaga kerahasian rekam medis kepada pihak luar. Di sisi lain karena isinya bersifat rahasia maka pasien memiliki hak-hak dan kewajiban tertentu yang wajib di hormati yang berkaitan dengan konfidensialitas medik.
5. Visium etrepertum
Prosedur pelaksanaan visium etrepertum di RSUD Tugurejo sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Dimana Visium Et Repertum dibuat oleh dokter yang besrsangkutan atas permintaan petugas yang berwenang untuk kepentingan penyidikan (pihak kepolisian) maupun kepentingan peradilan (pihak pengadilan).
6. Malpraktik
a. Pertanggung jawaban Rumah Sakit apabila ada tuntutan malpraktik
Jika terjadi tuntutan Malpraktik maka yang bertanggung jawab adalah dokter yang menangani atau melakukan tindakan medis terhadap pasien dan diketahui oleh pihak kepala URM dan direktur RSUD Tugurejo.
b. Peranan URM apabila ada tuntutan Malpraktik
Adalah hanya sebagai perantara pemberi lembar visium etrepertum. Jadi kemungkinan URM hanya sebagai saksi atau bahkan tidak ada kaitannya sama sekali.
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari data yang kami dapat di RSUD Tugurejo kami dapat menyimpulkan :
1. Work flow dan work space pelayanan rekam medis di RSUD Tugurejo belum sesuai karena penempatan ruang kepala rekam medis dengan ruang petugas rekam medis yang lain sehingga mempersulit dalam pengawasan kinerja petugas alur dokumen rekam medis tidak bergerak pada jalur yang lurus karena letak meja petugas satu dengan yang lain agak berjauhan.
2. Dengan menggunakan perhitungan FTE didapatkan jumlah kebutuhan tenaga kerja pada tahun 2010 membutuhkan penambahan 2 petugas lagi dari 19 petugas yang ada, sehingga di harapkan dapat mempercepat proses pelayanan jika banyak pasien yang mendaftar, pencarian dan pengeriman DRM sudah berjalan sesuai prosedur dan tidak ditunda-tunda.
3. Sarana kerja di ruang filling belum baik karena penataannya kurang rapi, penataan file kedalam rak file juga belum rapi karena masih ada yang ditata secara tidur.
4. Prosedur informed consent sudah sesuai hanya saja cara pemberian penolakan informed consent belum sesuai karena hanya menuliskan seperti pesan pada lembar persetujuan informed consent.
5. Jika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan RSUD Tugurejo maka yang datang ke rumah sakit untuk meminta keterangan adalah pihak kepolisian langsung dengan membawa bukti berkas yang dibutuhkan.
6. Aspek konfidensialitas sudah sesuai dengan apa yang telah ditetapkan dari hukum kesehatan dan PP yang berkait dengan hal tersebut, pelepasan informasi medis tudak sesuai dengan prosedur yang ada dalam teori karena pihak ketiga atau kepolisian tidak bisa langsung meminta isi DRM pasien.
7. Hak dan kewajiban pasien dan rumah sakit terhadap informasi medis sudah sesuai dengan hak dan kewajiban pasien dan rumah sakit yang ada di teori.
B. SARAN
1. Sebaiknya sarana kerja loket pendaftaran rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat diperbaiki sesuai dengan ukuran antropometri masyarakat
2. Seharusnya letak ruang kepala URM dengan ruang petugas URM lain dijadikan satu supaya alur gerak DRM searah atau lurus sehingga memudahkan pekerjaan petugas dalam memberikan pelayanan terhadap pasien.
3. Sebaiknya penataan sarana kerja diruang filing diperbaiki supaya terlihat lebih rapi dan supaya penataan file di dalam rak file bisa rapi perlu ditambahkan beberapa rak karena ruangan terbatas maka harus diadakan perluasan ruangan.
4. Pemberian penolakan informed consent seharusnya dibuat di suatu lembar sendiri supaya lebih bagus.
5. Supaya kerahasian DRM pasien terjaga maka jika ada pihak ke-3 yang meminta isi DRM pasien sebelumnya harus membuat written request dan written consent.
DAFTAR PUSTAKA
1. Shofari, Bambang, Dr. Pengelolahan Rekam Medis dan Dokumen, PSRK I.
2. Rachmawati, Enny. Modul Praktikum Ergonomis,
3. Struktur Organisasi dan Tata Kerja. Direktorat Keuangan, perjan RSUD Tugurejo,
4. Dahlan, Sofwan, Dr. Hukum Kesehatan,
